Privacyverklaring Landelijke Inkoop Organisatie Versie: 2.0 Laatst bijgewerkt: 25-09-2025 1. Wie zijn wij Landelijke Inkoop Organisatie (“LIO”) helpt ondernemers met het vergelijken, inkopen en beheren van zakelijke energiecontracten. Rechtspersoon: Ventos B.V., handelend onder de naam Landelijke Inkoop Organisatie Adres: Dr. Marga Klompéhof 20, 2811 LN Reeuwijk, Nederland KvK: 83763880 E-mail: info@landelijkeinkooporganisatie.nl Bereikbaarheid: ma–vr 09:00–17:00 Let op: LIO is geen energieleverancier (zie AV). Wij bemiddelen/ adviseren tussen u en derde partijen (o.a. energieleveranciers). 2. Toepassing Deze verklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die LIO verwerkt wanneer u onze website bezoekt, een formulier invult, met ons communiceert (telefonisch/e-mail/chat), of (potentiële) klant/relatie bij ons bent. 3. Welke persoonsgegevens verwerken wij? Afhankelijk van uw gebruik en onze relatie verwerken wij: • Identificatie & contact: (bedrijfs)naam, aanspreektitel, e-mail, telefoon, functie. • Zakelijke energiegegevens: jaarverbruik stroom (kWh) en gas (m³), EAN-codes/locaties, huidige leverancier, (eind)datum contract, relevante factuur-/contractinfo (bijv. pdf). • Commercial & sales: toestemming/opt-in status, bron (formulier/lead), datum/tijd, bevestiging, voorkeuren, afmeldingen/opt-out. • Telecommunicatie: call-recordings/voicelogs, gespreksnotities, e-mailcorrespondentie. • Website & device: IP-adres, browser/device, paginabezoek, formulierinzendingen; cookies/analytics (zie 9). • Administratie/compliance: factuur-/betalingsgegevens voor diensten van LIO, loggegevens voor beveiliging/audit. Voor vof’s/eenmanszaken (natuurlijke personen) gelden de consumenten-/AVG-regels. Voor BV/NV verwerken we minder persoonsgegeven-gevoelige data; waar gegevens tot een persoon herleidbaar zijn, geldt deze verklaring. 4. Doeleinden en rechtsgronden We verwerken uw gegevens voor: 1. Offerte & advies (inventarisatie, vergelijking, scenario’s) – uitvoering overeenkomst of precontractueel (art. 6(1)(b) AVG). 2. Inkoop & contractbeheer (offertes opvragen, leverancierswissel, factuurcheck, reminders) – uitvoering overeenkomst (art. 6(1)(b)). 3. Relatiebeheer & communicatie (vragen, updates, service) – gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)) of toestemming (art. 6(1)(a)). 4. Direct marketing / telemarketing: o Consument/vof/eenmanszaak: op basis van toestemming/opt-in; registreren we aantoonbaar (zie §7). o BV/NV (B2B): gerechtvaardigd belang (relevante zakelijke benadering) met opt-out. 5. Websitebeveiliging & statistiek – gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)). 6. Wettelijke verplichtingen (fiscale bewaarplicht e.d.) – wettelijke plicht (art. 6(1)(c)). Waar vereist vragen wij toestemming (bijv. voor telemarketing richting natuurlijke personen en voor niet-essentiële cookies). Toestemming kunt u altijd intrekken. 5. Hoe verkrijgen wij gegevens? • Van u (webformulieren, e-mail, telefoon, chat, documenten). • Van leveranciers/partners (na uw verzoek/mandaat). • Publieke/zakelijke bronnen (bijv. KvK, zakelijke databronnen) voor verificatie/lead-validatie binnen wettelijke kaders. 6. Delen met derden We delen gegevens uitsluitend waar nodig of wettelijk vereist: • Energieleveranciers/partners voor offerte-opvraag en contractafhandeling (na uw verzoek). • ICT-dienstverleners (hosting, e-mail, CRM, security, call-recording). • Professionele dienstverleners (juridisch/compliance) indien nodig. • Autoriteiten wanneer wettelijk verplicht. Met verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten (art. 28 AVG). Leveranciers zijn zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor hun contracten. 7. Telemarketing, toestemming & registratie • Wij benaderen consumenten, vof’s en eenmanszaken alleen met geldige opt-in of andere wettige grondslag (Telecommunicatiewet). • Toestemming is vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig. • Registratie (aantoonbaarheid): we loggen exacte toestemmings-tekst, bron (bijv. webformulier/lead), datum/tijd, en — waar van toepassing — technische bewijsgegevens (IP/UA) en bevestiging (bij DOI: klik/OTP). • DOI (double opt-in) kan worden toegepast; als DOI is gebruikt, wordt dit expliciet gelogd. • Opt-out/afmelden kan altijd via elk kanaal of info@landelijkeinkooporganisatie.nl; dit registreren we en respecteren we direct. • Bewaartermijn opt-in logs: 36 maanden na laatste gebruik (conform AV), tenzij wet of contract anders vereist. "Offertes worden alleen verstrekt naar aanleiding van een aanvraag of contactmoment. U ontvangt dus geen ongevraagde, automatisch gegenereerde aanbiedingen van ons." 8. Call-recordings en communicatie • We kunnen gesprekken opnemen voor bewijs, kwaliteit en training. U wordt hier vooraf over geïnformeerd of u herkent de toonmelding. • Bewaartermijn opnames: tot 12 maanden na opname, tenzij langer noodzakelijk i.v.m. (pre)geschil, wettelijke plicht of uw toestemming. • E-mail/sms/portaalberichten gelden als duurzame gegevensdrager (zie AV). 9. Cookies en vergelijkbare technieken • We gebruiken functionele cookies en — na toestemming — analytische/marketing cookies. • Bij eerste bezoek tonen we een cookie-banner met keuzes; instellingen kunt u altijd wijzigen. • Meer info (typen, looptijden, leveranciers) staat in onze Cookieverklaring (link op de website). 10. Bewaartermijnen (samenvatting) We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig: • Offerte/adviesaanvragen: tot 48 maanden na laatste contact. • Contractbeheer/relatie: looptijd contract + 48 maanden (tenzij langer nodig voor claims/geschillen). • Financiële administratie: 84 maanden (wettelijk). • Opt-in/marketinglogs: 36 maanden na laatste gebruik. • Call-recordings: tot 12 maanden, of langer bij (pre)geschil. • Cookies/analytics: volgens Cookieverklaring. 11. Beveiliging We treffen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals versleutelde verbindingen (TLS), toegangsbeheer (need-to-know, MFA waar passend), logging en back-ups. Geen enkele methode is 100% veilig; we evalueren en verbeteren continu. 12. Derde landen (buiten EER) Indien verwerking buiten de EER plaatsvindt, zorgen wij voor passende waarborgen (bijv. EU-modelclausules/SCC’s, aanvullende maatregelen). Informatie hierover is op verzoek beschikbaar. 13. Uw privacyrechten U heeft het recht op: inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar (met name tegen direct marketing en verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang). • Verzoeken: info@landelijkeinkooporganisatie.nl • We reageren binnen één maand (met mogelijkheid tot verlenging bij complexiteit). • Bij direct marketing honoreren we opt-out altijd. 14. Minderjarigen Onze diensten zijn gericht op zakelijke afnemers, niet op minderjarigen. Meent u dat er onterecht gegevens van een minderjarige zijn verwerkt? Mail ons via info@landelijkeinkooporganisatie.nl; wij verwijderen deze gegevens zonder onredelijke vertraging. 15. Wijzigingen Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op onze website. Controleer regelmatig op updates. 16. Vragen of klachten Vragen/verzoeken m.b.t. privacy: info@landelijkeinkooporganisatie.nl. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).